Wie lange dauert die Bearbeitungszeit im Inkasso

Immer wieder fragen Kunden, wie lange es denn im Schnitt dauert, bis Geld vom Schuldner aufs eigene Konto eingeht, wenn ein Inkassounternehmen beauftragt wird. Die Beantwortung dieser Frage hängt von mehreren Faktoren und Variablen ab, auf die wir in diesem Blogartikel eingehen werden. 

Nach dem Lesen des Artikels wissen Sie genau, wie eine professionelle Vorgehensweise eines seriösen Inkassounternehmens konkret aussieht und wie lange Sie auf Ihr Geld warten müssen.


Alles beginnt mit dem Beginn


Der gesamte Prozess der Schuldenbegleichung kann eine sehr lange Zeit in Anspruch einnehmen, das ist erstmal die schlechte Nachricht für Gläubiger. Die gute Nachricht ist, dass es auch ein Stück weit von den Unternehmen abhängt, wie lange diese Phase dauert. Je länger Sie warten und das Mahnverfahren hintanstellen, desto länger dauert es natürlich auch, bis ein Inkassounternehmen oder das Gericht tätig werden kann. 

Es gibt keine rechtliche Verbindlichkeit, ein Mahnwesen zu starten, bevor Sie ein Inkassobüro oder einen Anwalt einschalten, doch in der Praxis ist es empfehlenswert, zuerst ein korrektes Mahnverfahren in Gang zu setzen. Diese Vorgehensweise hat etwas mit Seriosität und Reputation des Unternehmens zu tun. Deshalb ist es ratsam, 10 bis 14 Tage nach Rechnungsfälligkeit, die erste freundliche Zahlungsaufforderung zu versenden und erst dann die erste schriftliche Mahnung, mittels eingeschriebenem Brief zu verschicken. Wenn der Kunde auf drei Mahnungen nicht reagiert, ist es höchste Zeit, dass ein Inkassounternehmen sich des Falles annimmt. 

 

Alles kann nun sehr schnell gehen


Aus der Praxis wissen wir, dass offene Rechnungen, durch das Einschalten eines Inkassounternehmens, sehr schnell beglichen werden. Schuldner erkennen durch diese neue Instanz, die Dringlichkeit ihrer Schulden. Die Verbindlichkeit wird durch das Einschalten eines Inkassobüros massiv verdeutlicht und gleichzeitig erhöht. Manche Schuldner, die nur Zeit schinden wollten, bemerken, dass eine weitere Verzögerung der Zahlung nicht nur nicht sinnvoll ist, sondern sie sogar Schaden, in Form von zusätzlichen Kosten bewirkt. Nur wenige Schuldner möchten diesen Prozess auf die Spitze treiben und es darauf ankommen lassen. Das Inkassounternehmen zeigt indirekt auch, dass die Schulden des Kunden nicht “vergessen” worden sind und nun jemand dahinter ist, der sich professionell um deren Begleichung kümmert.

 

Es kann jedoch auch dauern

 

Leider gibt es auch Schuldner, die das Einschalten eines Inkassobüros nicht Ernst nehmen und einfach weiter auf Zeit spielen. Wie sieht nun eine strukturierte und professionelle Vorgehensweise durch ein Inkassounternehmen konkret aus?

In der Praxis haben sich diese 3 schriftlichen Mahnungen, inklusive konkreter Fristen, sowie der Klarmachung der Konsequenzen bei Nichtzahlung, etabliert. 

Diese eingeschriebenen Mahnungen müssen natürlich vom Schuldner nicht entgegengenommen werden, sondern können von der Post, bei Nichtannahme oder Nichtabholung, retourniert werden. Deshalb ist es sinnvoll, diese Zahlungsaufforderungen dem Schuldner auf unterschiedlichem Wege zukommen zu lassen, was dann Aufgabe des Inkassobüros ist.

 

Das persönliche Gespräch

 

Am effektivsten ist es natürlich, wenn man persönlich das Gespräch mit dem Schuldner sucht. Das sollte das Unternehmen im Vorfeld bereits versuchen. Sind diese Versuche gescheitert, dann versucht das Inkassobüro diese Kontaktaufnahme per Telefon. Professionelle Inkassobüros schaffen es, bereits über das Telefon viele Schuldner zum Bezahlen ihrer offenen Rechnungen zu bewegen. Dafür benötigt es jedoch kommunikativ und psychologisch geschultes Personal, welches tagtäglich mit diesen Situationen zu tun hat. Ungeschulte Personen können sehr schnell Widerstände beim Gegenüber aufbauen, die sich wiederum kontraproduktiv auf die Zahlungsmoral des Schuldners auswirken. Der Bezahlvorgang würde weiter nach hinten verschoben werden. Das speziell für diese Situationen ausgebildete Personal der Inkassobüros schafft es in vielen Fällen, ein angenehmes Gesprächsklima zu schaffen und den Schuldner mit Respekt, Verständnis und Wertschätzung zu begegnen. Viele Schuldner lenken daher ein und bezahlen die Forderungen. Deshalb wird im gesamten Prozess ganze sieben Mal versucht, den Schuldner telefonisch zu erreichen.

 

Weitere schriftliche Aufforderungen

 

Sollte es nicht gelingen, den Schuldner telefonisch zu erreichen, dann muss über E-Mail und über SMS versucht werden, eine Kommunikation aufzubauen. Je drei Zahlungsaufforderungen erfolgen über diese beiden Kanäle. Der Schuldner soll sich bewusst darüber werden, wie ernst die Lage ist. Er soll nicht die Ausrede an die Hand bekommen, dass er nicht wusste, dass er die Rechnung begleichen sollte. 

Insgesamt kommt man so auf 13 Kontaktversuche über verschiedene Kommunikationskanäle, welche von Inkassounternehmen fein säuberlich dokumentiert werden, um sie dann eventuell vor Gericht nachweisen zu können. Das Inkassounternehmen benötigt in etwa 6 Wochen, um den gesamten Prozess umzusetzen und die jeweiligen Fristen einzuhalten. Je später also mit dem Mahnwesen begonnen wird, desto später wird auch das Geld fliessen. 

 

Drei Phasen zu Ihrem Geld

 

Die erste Phase ist das Mahnwesen, welches vom Unternehmen selbst durchgeführt wird. Die allgemein gültige Regel lautet: “Kein Inkasso ohne Mahnung!”. 

Wenn diese Phase nicht erfolgreich verlief, also der Kunde die offene Rechnung nicht beglichen hat, kommt das Inkassounternehmen ins Spiel, welches für den gesamten, engmaschigen Prozess in etwa weitere 6 Wochen benötigt.

Wenn auch diese Phase nicht gefruchtet hat, dann ist das Gericht am Zug. Die konkrete Dauer hängt hier natürlich von den jeweiligen juristischen Bedingungen ab und kann vom Inkassounternehmen nicht mehr beeinflusst werden. Diese Phase kann, je nach Auslastung des Gerichts und der Hartnäckigkeit des Schuldners, ebenfalls mehrere Wochen oder gar Monate dauern.

Wir hoffen, einen kleinen Einblick in die Arbeit der Inkassowelt geliefert zu haben mit diesem Blogartikel und freuen uns natürlich, wenn Sie uns diesbezüglich kontaktieren.

Ihr Inkassolution-Team

 

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