Im Grunde genommen ist ein Inkassounternehmen nichts anderes als ein Dienstleistungsunternehmen, das den Einzug fremder Forderungen anbietet. Weshalb wird dieses Service angeboten? Weil auf die Forderung eines Unternehmens noch einmal eine Servicegebühr zusätzlich eingefordert wird.
Wie das genaue Vorgehen eines professionellen Inkassounternehmens ist und welche Vorteile für Unternehmen sich aus der Zusammenarbeit mit Inkassobüros ergeben, wird in diesem Blogartikel beschrieben.
Falsche Vorstellung von Inkassobüros
Wenn Unternehmen bis dato noch keinen Kontakt mit Inkassobüros hatten, dann herrscht oftmals die Meinung vor, dass der Einsatz eines solchen sich negativ auf die Kundenbeziehung auswirkt. Dies ist nur dann der Fall, wenn es sich um ein unseriöses Inkassounternehmen handelt. Es bringt nämlich tatsächlich äusserst wenig, wenn Kunden, die bis dato noch nicht ihre Rechnungen beglichen haben, bedroht oder eingeschüchtert werden. Diese Vorgehensweise der Einschüchterung hat nichts mit professioneller Ausübung der Inkassotätigkeit zu tun, ganz im Gegenteil. Seriöse Unternehmen aus der Inkassobranche agieren ganz anders, wenn es um den professionellen Umgang mit Kunden geht.
Wann ist ein Inkasso überhaupt notwendig?
Das muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden, doch die Praxis zeigt, dass schneller besser ist. Je schneller ein Unternehmen auf die Zahlungsausfälle mit dem Engagieren eines professionellen Inkassobüros beginnt, desto schneller wird die Rechnung auch bezahlt.
Theoretisch könnte ein Inkassounternehmen, sofort bei Zahlungsverzug, beauftragt werden, doch Unternehmen gehen in der Regel eher den Weg der Zahlungserinnerung und des mehrstufigen Mahnprozesses. Das Sprichwort: “Kein Inkasso ohne Mahnung!”, kommt hier zur Anwendung, wobei es rechtlich in Ordnung wäre. Allerdings würde sich das Unternehmen mit diesem strikten Vorgehen keinen Gefallen tun und Kunden verlieren, weshalb zuerst ein Mahnverfahren in Gang gesetzt und erst danach ein Inkassounternehmen beauftragt wird.
Strukturierung der Kommunikation
Die eigentliche Aufgabe eines Inkassounternehmens ist es, die Kommunikation mit säumigen Kunden zu strukturieren. Was bedeutet das konkret?
Wenn Kunden, nach dem von den Unternehmen durchgeführten Mahnprozess, noch immer nicht bezahlen, wird von einem seriösen Inkassobüro versucht, persönlichen Kontakt mit dem Schuldner herzustellen. Dies hilft nicht nur dabei, den Kunden nicht zu vergraulen, sondern ist auch für die Zahlungsmoral ein strategisch kluges Vorgehen. Wenn Kunden eingeschüchtert werden, dann baut sich in vielen Fällen massiver Widerstand auf, der erst wieder zu einer massiven Zahlungsverzögerung führt. Dieses Vorgehen ist nicht besonders zielführend.
Begegnet man dem Schuldner jedoch auf Augenhöhe und zeigt Wertschätzung, dann führt dies weitaus häufiger zum Erfolg.
Die Kernaufgaben der Inkassobüros
Die eigentliche Aufgabe eines Inkassounternehmens ist es, das ausstehende Geld schnellstmöglich einzufordern und dabei den Kunden nicht zu vergraulen, sodass dieser auch in Zukunft Kunde beim Unternehmen bleibt.
Es muss eine Balance zwischen Wertschätzung und Dominanz erzielt werden. Der Kunde soll schon verstehen, dass die Schulden schnellstmöglich beglichen werden müssen, doch gleichzeitig soll möglichst wenig Widerstand entstehen. Eine angenehme Gesprächsatmosphäre, die von Respekt geprägt ist, ist dabei schon sehr hilfreich. Dahingehend müssen auch die Mitarbeiter der Inkassobüros kommunikativ und psychologisch geschult werden, um die besten Ergebnisse für ihre Kunden zu erzielen.
Inkassounternehmen bringen Struktur in die Kommunikation
Je besser diese Mitarbeiter ausgebildet sind, desto höher sind die Rückzahlungsquoten, welche sie bereits am Telefon für ihre Kunden erzielen. Auch hier gilt, der persönliche Kontakt, sofern er professionell und strategisch klug geführt wird, erzielt den grössten Erfolg.
Doch damit endet das Forderungsmanagement eines Inkassobüros nicht, denn oftmals erreicht man den Kunden nicht per Telefon. Deshalb muss auch hier per Brief, per SMS und per E-Mail Kontakt gesucht werden. Am Ende des Prozesses gab es in etwa 13 Kontaktversuche des Inkassobüros, die alle dokumentiert sind.
Der Kunde soll in diesen circa 6 Wochen, die ein Inkassobüro für die Kontaktaufnahme zur Verfügung hat, nie das Gefühl bekommen, dass er und seine Schulden vergessen werden und diese sich damit erledigt haben.
Diese engmaschige Struktur hilft dabei, die Kommunikation mit dem Kunden herzustellen. Blockt dieser ab und spielt auf Zeit, dann ist das Gericht die nächste Instanz, an die sich Unternehmen wenden können.
Inkassounternehmen sorgen für Planbarkeit
Wenn Inkassounternehmen viel Erfahrung sammeln konnten, dann können sie auch relativ gut prognostizieren, wann die ausstehenden Gelder in etwa bezahlt werden. Dies erkennen sie anhand der Höhe der Schulden und der Situation des Schuldners. Die Einschätzung des Schuldners erfolgt durch eine gründliche Einarbeitung in das Schuldner-Dossier. Die Treffsicherheit der Prognosen ist relativ hoch, da sich die Fälle ähneln.
Allein diese Zunahme an finanzieller Planbarkeit ist ein grosses Argument für viele Unternehmen, Inkassobüros zu engagieren. So können finanzielle Entscheidungen auf einem soliden Fundament gebaut werden.
Inkassounternehmen als Coachingpartner
Immer mehr entwickeln sich Inkassobüros zu strategischen Partnern von Unternehmen. Sie helfen dabei, strukturelle Prävention voranzutreiben, damit Zahlungsausfälle erst gar nicht auftreten. Verschiedene Strategien wie Vorauskasse, professionelle Bonitätschecks und weitere Massnahmen helfen dabei, die Liquidität hoch zu halten.
Natürlich funktioniert auch die beste Prävention nicht in jedem Fall, doch zumindest wurde alles getan, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu reduzieren. Besonders in den kommenden Monaten und Jahren können diese präventiven Massnahmen zum Erhalt der Liquidität enorm wichtig sein.
Fazit von Inkassolution
Inkassobüros können sowohl als strategischer Partner fungieren als auch dabei helfen, ausstehende Zahlungen, schneller zu erhalten. Dabei ist es wichtig, professionelle von unprofessionellen Anbietern am Markt der Inkassodienstleister zu unterscheiden. Dies gelingt sehr gut, wenn man sich ansieht, welche Philosophie im Umgang mit Schuldnern vertreten wird und welche Rückzahlungsquoten in der Vergangenheit erzielt wurden.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen professionelle Partner an die Seite!
Ihr Inkassolution-Team
Hier weitere Blog-Artikel lesen.
