Wann ist es der ideale Zeitpunkt, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Inkassounternehmen – Zeit ist bekanntlich Geld. Wer darüber hinaus noch zu lange auf sein eigenes Geld wartet, läuft Gefahr, die eigenen Zahlungen ebenfalls nicht bedienen zu können. Mit einer klareren Vorgehensweise beim Eintreiben ausstehender Forderungen hätte dies vermieden werden können.

In diesem Blogartikel wird erklärt, wann der ideale Zeitpunkt ist, sich mit seinen Anliegen an ein Inkassobüro zu wenden.

Kein Inkasso ohne vorhergehende Mahnung

Alles könnte so schön sein. Ein Kunde kauft eine Ware oder eine Dienstleistung, das Unternehmen schickt im Anschluss die Rechnung und der Kunde begleicht diese ehestmöglich. Dies ist der Idealfall eines Geschäftsprozesses. Doch leider gibt es auch Forderungen von Seiten der Unternehmen, die dann nicht vom Kunden bezahlt werden, aus welchen Gründen auch immer. Inkassobüros wissen, dass es nur zwei Gründe gibt, weshalb Kunden ihre Forderungen nicht begleichen: entweder sie wollen nicht oder sie können sie nicht begleichen. 

Oftmals ist es für die Unternehmen ein ärgerliches Spiel auf Zeit, welches Nerven wie Drahtseile benötigt. Ausserdem werden auch hier Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnten. 

Dennoch ist es entscheidend zu wissen, dass ein Inkassobüro am besten nach der letzten Mahnung hinzugezogen werden sollte. 

Wie sieht die “Mahnstruktur” aus?

Im Regelfall gibt es 3 Mahnungen, bis der Fall entweder einem Inkassobüro oder einem Anwalt übergeben wird. Nach 10-14 Tagen ohne entsprechenden Zahlungseingang (Ausschlaggebend ist die auf der Rechnung angegebene Zahlungsfrist) kommt es zur ersten Mahnung durch das Unternehmen. Nach weiteren 21-28 Tagen wird eine zweite Mahnung verschickt. Spätestens nach der dritten Mahnung, die nach weiteren 7 – 10 Tagen ohne Zahlungseingang vom Kunden verschickt wird, sollte darauf hingewiesen werden, welche Konsequenzen eine Nichtzahlung nach sich zieht. Es sollte vom Unternehmen glasklar kommuniziert werden, dass nun ein Inkassobüro oder ein Anwalt hinzugezogen wird, der den Fall fortan bearbeitet. Auch entsprechende Zusatzkosten sollten klar aufgeschlüsselt werden, damit der Kunde eine gute Entscheidungsbasis vorfindet. Im Regelfall wird hier ebenfalls eine weitere Zahlungsfrist von ca. 5 Tagen gewährt. Erst danach wird der Fall an Inkassobüros weitergeleitet.

Forderungseintreibung: Ein langwieriger Prozess

Je nachdem, mit welchen konkreten Zahlungsfristen gearbeitet wird, kann es wirklich lange Zeit dauern, bis das Unternehmen die ausstehenden Schulden eingetrieben hat. Mahnungen zu verschicken, ist weder für das Unternehmen eine angenehme Sache noch für den Schuldner. Umso wichtiger ist es, möglichst klar in der Formulierung und stringent im Zeitablauf zu agieren. Je länger ein Unternehmen mit den Mahnungen wartet, desto länger muss auch auf einen Geldeingang gewartet werden. Es ist empfehlenswert, sich an die branchenüblichen Standards zu halten, um im Anschluss keine rechtlichen Probleme zu bekommen, falls zu kurze Fristen veranschlagt wurden. Dies würde den Geldfluss zusätzlich verzögern.

Weshalb ein Inkassobüro einem Anwalt vorzuziehen ist

Üblicherweise ist es so, dass Anwälte sich nur “nebenbei” um das Eintreiben der Schulden ihrer Mandanten kümmern. Ihr Kerngeschäft ist in anderen Bereichen zu finden. 

Inkassobüros wiederum sind spezialisiert auf das Einbringen von Forderungen. Professionelle Inkassobüros haben speziell für dieses delikate Thema geschulte Mitarbeiter, die darauf achten, das Optimum für alle Parteien heraus zu holen. Delikat ist das Eintreiben von Forderungen deshalb, weil Unternehmen ihre Kunden, auch wenn sie dem Unternehmen Geld schulden, ungern verlieren möchten. Dieser Aufgabe sind speziell geschulte Mitarbeiter natürlich besser gewachsen als solche, die dies nur nebenbei betreiben. Darüber hinaus erzielt das lösungsorientierte und psychologisch kluge Vorgehen höhere Erfolgsquoten bei der Einbringung offener Forderungen. 

Inkassobüros wissen: Schulden sind vor allem Psychologie

Unternehmen sind immer wieder erstaunt, weshalb Kunden eher geneigt sind, bei Inkassobüros zu bezahlen als auf eine Mahnung zu reagieren. Dies hat etwas mit der Macht der dritten Person/Instanz zu tun. Sobald ein Kunde merkt, dass noch jemand zusätzlich zum Prozess hinzugezogen wird, realisiert er, dass die ausstehenden Forderungen nicht “vergessen” werden, sondern sich wirklich darum gekümmert wird. 

Wenn dann die Mitarbeiter der Inkassobüros auch noch psychologisch gut geschult sind, dann steigt die Einbringungsquote enorm. Alle Fälle, die weder von Inkassobüros noch von Anwaltskanzleien eingebracht werden können, müssen sowieso an ein Gericht abgegeben werden.

Weitere rechtliche Schritte

Als letzte Möglichkeit bleibt noch der Gang vors Gericht. Es kann ein gerichtliches Mahnverfahren in Gang gesetzt werden, um den Kunden doch noch zum Zahlen zu bewegen. Die Einleitung dieses ultimativen Schrittes sollte wirklich erst dann gewagt werden, wenn der Weg über das Inkassobüro nicht erfolgreich war, denn spätestens jetzt wird es keinerlei geschäftliche Beziehungen zum Kunden in der Zukunft geben. Was wahrscheinlich auch gut so ist, wenn er nicht zahlen will oder kann. 

Inkassolution-Fazit

Ein professionelles Forderungsmanagement aufzusetzen, benötigt vor allem Klarheit in der Kommunikation mit den Schuldnern. Ausserdem muss ein stringenter Ablaufprozess aufgesetzt und vor allem eingehalten werden, damit keine Forderung “unter den Tisch fällt”. Im ersten Schritt sollte gemahnt werden, jegliche andere Vorgehensweise erscheint unseriös, und erst dann sollten professionelle Inkassobüros oder dementsprechende Anwälte hinzugezogen werden. Der säumige Schuldner soll immer das Gefühl haben, dass die ausstehenden Rechnungen nicht vergessen werden vom Unternehmen. Darüber hinaus sollte ihm zu jedem Zeitpunkt klargemacht werden, welche Konsequenzen eine Nichtbegleichung der ausstehenden Forderungen nach sich zieht.

Viel Erfolg bei der Implementierung eines professionellen Forderungsmanagements.

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