System, Struktur und Übersicht im Forderungsmanagement

Es gibt ein sehr schönes Zitat zum Thema Übersicht und Durchblick vom deutschen Dichter Erhard Bellermann, das wie folgt lautet: “Um sich davor zu schützen, muss man dahinter kommen”. Dieses Zitat kann hervorragend auf das eigene Forderungsmanagement übertragen werden. Um sich vor Zahlungsausfällen und damit verbunden, vor Liquiditätsengpässen zu schützen, muss man herausfinden, wie der Stand der Dinge bei offenen Rechnungen ist. Dabei hilft es massgeblich, System und Struktur walten zu lassen, um möglichst schnell an sein Geld zu kommen. 

In diesem Blogartikel beschreiben wir die Systeme und die Struktur eines professionellen Forderungsmanagements und wie diese Elemente optimal in die Unternehmensstruktur zu integrieren sind.

 

Die verschiedenen Ebenen des Forderungsmanagements

 

Forderungsmanagement besteht aus verschiedenen Prozessen und Ebenen. Um es professionell zu implementieren, muss man sich über den Verlauf und die Struktur Gedanken machen. 

Es gibt zumindest vier unterschiedliche Phasen des Forderungsmanagements:

 

  1. die Zahlungserinnerung
  2. die Mahnung
  3. das Inkassobüro oder der Anwalt
  4. das Gericht

 

Die erste Ebene stellt die Zahlungserinnerung dar. Diese ist dann schriftlich zu verfassen, wenn der Kunde die Rechnung, nach Einhaltung der gesetzlichen Frist, nicht begleicht. In der Regel sind das 10 bis 14 Tage nach Rechnungsstellung. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch, weitere 2 bis 3 Tage nach der Fälligkeit zu warten, bevor die Zahlungserinnerung geschrieben wird, da Überweisungen zwischen Banken durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen können. Je nach Definition, wird die Zahlungserinnerung auch als 1. Mahnung eingestuft, doch in dieser Phase kommt es noch zu keinerlei Zinsaufschlägen oder anderen Gebühren.

 

Mahnungen als wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements

 

Sollte die Zahlungserinnerung erfolglos bleiben, kommt es zur schriftlichen Mahnung. In der Regel erfolgt diese nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang. Nach weiteren 7-10 Tagen erfolgt die nächste Mahnung. Wichtig: Es gibt keine Verpflichtung, mehrere Mahnungen zu schreiben, bevor eine andere Instanz – Inkassobüro oder Anwalt – eingeschalten wird. Einzig der eigene Ruf könnte Schaden nehmen, wenn auf säumige Kunden allzu schnell ein Inkassobüro angesetzt wird. Deshalb versuchen Unternehmen oftmals mit viel zu vielen Mahnungen ihr Glück, aus Angst, ihre eigenen Kunden zu vergraulen. Leider kostet dies Zeit. Deshalb ist mein Rat, nach der ersten Mahnung, sofort ein Inkassobüro hinzuzuziehen, da sonst zu viel wertvolle Zeit verloren geht. 

 

Die dritte Ebene: Inkassobüros oder Anwalt

 

Nach dem Mahnprozess, über dessen Gestaltung die Unternehmen selbst entscheiden, sollte schnellstmöglich ein seriöses Inkassobüro oder ein Anwalt in den Prozess des Forderungsmanagements einbezogen werden. In der Praxis kommt es, sobald sich eine weitere Instanz einschaltet, zu einer schnelleren Begleichung der offenen Rechnungen durch die säumigen Kunden. Sie merken zu diesem Zeitpunkt, dass der Fall ernster und vor allem teurer wird und versuchen durch eine schnelle Begleichung, den Schaden möglichst gering zu halten. 

 

Inkassobüro oder Anwalt?

 

Immer wieder werden wir gefragt, welches die bessere Option ist. In diesem Punkt ist unsere Meinung natürlich beeinflusst, doch die Zahlen zeigen, dass Inkassobüros oftmals wesentlich höhere Rückzahlungsquoten erreichen als Anwälte. Dies ist deshalb der Fall, weil das Personal, im Umgang mit säumigen Kunden, besser geschult ist. Es ist die Hauptaufgabe jedes Inkassounternehmens, mit Schuldnern in die Kommunikation zu gehen. Bei einem Anwalt ist das Eintreiben von Forderungen vielleicht nur eine “Nebenbeschäftigung” und erzielt dementsprechend weniger Erfolg. Auch dürfte das Personal eines Anwalts nicht dermassen gut geschult sein im Umgang mit Schuldnern, da es mit anderen Dingen beschäftigt ist. 

 

Forderungsmanagement endet vor dem Gericht

 

Die letzte Ebene des Forderungsmanagements ist der Gang vors Gericht. Wenn der säumige Kunde nicht zahlen kann oder zahlen will, muss versucht werden, das Geld auf juristischem Wege einzuklagen. 

Natürlich sind an dieser Stelle schon etliche Wochen ins Land gezogen, bevor das Unternehmen sein Geld sieht. Je mehr Zeit man sich daher in den vorangehenden Phasen als Unternehmen lässt, desto länger zieht sich der Gesamtprozess und man verliert unter Umständen die Übersicht und dadurch wertvolle Zeit, um die eigene Liquidität zu stärken.

 

Mit System zum Liquiditätserfolg

 

Wie bereits beschrieben, muss jedes Unternehmen für sich selbst Regeln des Forderungsmanagements aufstellen und entscheiden, welche Punkte wann zur Anwendung kommen. Natürlich muss das eigene Vorgehen mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen konform gehen. Es kann beispielsweise nicht sein, dass Fristen übermässig gekürzt werden und dadurch unrealistisch einzuhalten sind von Seiten des säumigen Kunden. Dies könnte im späteren Verlauf, nämlich wenn der Fall vors Gericht kommt, dem Unternehmen Probleme bereiten und den ganzen Prozess weiter verzögern.

Also gilt es für jedes Unternehmen, die rechtlichen Rahmenbedingungen im Forderungsmanagement und im Mahnprozess zu kennen, um dann zu Richtlinien zu gelangen, die unbedingt eingehalten werden müssen. 

 

Fazit von Inkassolution

 

Professionelles Forderungsmanagement zu implementieren ist enorm wichtig, um die eigene Liquidität sicher zu stellen. Die Bedingungen festzulegen, wann welche Aktionen in Gang gesetzt werden, liegt ebenfalls in der Eigenverantwortung der Unternehmen. Sie müssen für einen Überblick in jeder der vier angesprochenen Phasen sorgen. Eine elegante Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Installierung einer Forderungsmanagement-Software, die für Struktur und Automatisierungsprozesse sorgt. Diese Software sorgt dafür, dass die Mitarbeiter daran erinnert werden, welche Aktion zu welchem Zeitpunkt auszuführen ist, um Professionalität in diesem Sektor aufrecht zu erhalten. So erhält man den perfekten Überblick über die Situation und weiss immer, was zu tun ist.

 

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen guten Überblick über Ihre Liquiditätssituation und professionelle Partner an Ihre Seite, sodass Sie gut und unbeschadet durch die wirtschaftlich turbulenten Zeiten kommen.

 

Ihr Inkassolution-Team

 

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