Obwohl wir selbst ein Inkassobüro sind, möchten wir die Frage ehrlich und differenziert beantworten. Natürlich muss nicht immer sofort ein Inkassobüro hinzugezogen werden, um ein professionelles Forderungsmanagement zu betreiben.
Die Abwicklung der Geldeintreibung über ein Inkassobüro macht jedoch zweifelsohne in vielen Situationen einen Sinn. In diesem Blogartikel möchten wir untersuchen, wann das Inkasso selbst abgewickelt werden kann und wann es klüger und ökonomischer ist, es auszulagern an ein seriöses Inkassobüro.
Zweifel an Inkassobüros berechtigt?
Mit Inkassobüros verknüpfen viele etwas Negatives. Wer kann es ihnen verdenken? Es geht um das Eintreiben von Forderungen. Das ist nunmal keine angenehme Sache. Doch es macht einen grossen Unterschied, wie diese Forderungen eingefordert werden.
Seriöse Inkassobüros sind keinesfalls darauf aus, nicht zahlende Kunden einzuschüchtern oder gar zu bedrohen. Sie sind sich durchaus bewusst, dass sie mit dieser Strategie Kunden vergraulen würden. Davor haben Unternehmen natürlich Angst. Es ist ein Drahtseilakt: Einerseits pocht das Unternehmen auf die Bezahlung der offenen Rechnungen, andererseits möchte es keinesfalls Kunden verlieren. Professionelle Inkassobüros wissen das und gehen sehr behutsam mit den Schuldnern um. Sie begegnen ihnen mit Wertschätzung, Verständnis und Respekt. Dies sorgt dafür, dass der Schuldner sich ein Stück weit verstanden fühlt, andererseits erhöht diese Strategie die Wahrscheinlichkeit dramatisch, dass der Kunde auch seine offenen Rechnungen begleicht.
Sind Inkassobüros immer der richtige Weg?
Die Beantwortung dieser Frage hängt von einigen anderen Fragen ab, die jedes Unternehmen für sich beantworten muss. Klar ist in jedem Fall, dass Inkassoprozesse enorm aufwändig sind. Mitarbeiter müssen die Kommunikation mit dem säumigen Kunden suchen, Mahnungen verfassen und versenden, sowie Geldeingänge kontrollieren. Der Faktor Mensch ist natürlich auch immer mit einzukalkulieren. Fehler können passieren, das ist nur allzu menschlich. So kann es sein, dass Fälle übersehen werden und es dadurch zu enormen Zeitverzögerungen kommt. Es kann auch geschehen, dass rechtliche Rahmenbedingungen nicht vollständig eingehalten werden, was den Inkassoprozess ebenfalls enorm verzögert.
Gleichzeitig muss man sich darüber bewusst sein, dass die Ressourcen der Mitarbeiter, die sich um das Inkasso kümmern, gebunden sind. Sie können sich nicht anderweitig in produktive Prozesse des Unternehmens einbringen.
Inkassobüros: Eine Frage der Effektivität
Ein weiterer Punkt, der in diesem Kontext des Forderungsmanagements anzumerken ist: Mitarbeiter, die sich nebenbei ums Inkasso kümmern, sind höchstwahrscheinlich weder psychologisch noch kommunikativ für Inkassoprozesse ausgebildet. Das Eintreiben von Forderungen erfordert tatsächlich Feingefühl und Routine. So können Schuldner eher dazu bewogen werden, ihre Schulden schnell und widerstandslos zu begleichen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass ein eventuell inadäquates Vorgehen dazu führt, dass sich Widerstände beim Schuldner aufbauen und es erst recht zu Verzögerungen und Verschleppungen der Bezahlung kommt.
Professionelle Inkassobüros schulen ihre Mitarbeiter in Psychologie und Kommunikation. Diese tun den lieben langen Tag nichts anderes als Schuldner zu kontaktieren. Die Routine ist hier schon eine ganz andere. Auf diese Weise schaffen es Mitarbeiter von Inkassobüros, etwaige Widerstände bei den Schuldnern zu minimieren und sie zur Zahlung der offenen Rechnungen zu motivieren. Natürlich gelingt dies nicht immer, aber die Chancen für eine schnelle Begleichung steigen durch professionelle Inkassobüros massiv.
Planbarkeit und die Macht der dritten Person
Wenn Mitarbeiter seriöser Inkassounternehmen Schuldner ans Telefon bekommen, steigt die Rückzahlungsquote im Schnitt um 30%. Das hat einerseits mit dem geschulten Personal, für genau diese Situationen, zu tun, aber auch mit der Macht der dritten Person oder Instanz. Was bedeutet das?
Sobald der Schuldner merkt, dass der Prozess der Geldeintreibung ausgelagert wurde an ein anderes Unternehmen oder an eine andere Person, steigt die Bereitschaft zu bezahlen schlagartig. Der Kunde bemerkt, dass seine offenen Rechnungen nicht in Vergessenheit geraten und sich plötzlich jemand anderes um sie kümmert. Dies steigert die Bereitschaft der Bezahlung massiv.
Ein weiterer Vorteil eines Inkassounternehmens ist die Steigerung der Planbarkeit der Geldflüsse. Nachdem das Kerngeschäft der Inkassobüros das Eintreiben von Forderungen ist, haben sie enorme Erfahrungen in der Einschätzung der Rückzahlungswahrscheinlichkeit der einzelnen Fälle. Viele davon wiederholen sich im Laufe der Jahre und so können sehr gute Prognosen über die Erfolgswahrscheinlichkeit der Geldeintreibung getroffen werden.
Die Menge ist entscheidend
Ein weiterer Aspekt, der dabei hilft, sich für oder gegen ein Inkassobüro zu entscheiden, ist die Menge der Fälle und deren Höhe. Wenn Unternehmen viele Fälle mit kleinen Rechnungsbeträgen zu managen haben, ist dies wohl eher ein Argument für das Hinzuziehen eines Inkassobüros. Ab einer gewissen Menge verliert man nämlich schnell den Überblick über die offenen Fälle und so kann es passieren, dass sich Zahlungen massiv verzögern. Seriöse Inkassounternehmen sorgen mit ihrem System für eine engmaschige Struktur und einen Überblick über die Liquiditätslage des Unternehmens. Mit der Beauftragung eines Inkassobüros professionalisiert man das Forderungsmanagement und stärkt die eigene Liquidität massiv.
Natürlich können auch Inkassodienstleister keine Wunder bewirken und jeden säumigen Kunden zur Bezahlung der Forderungen animieren, doch die Chancen der schnellen Rückzahlung steigen massiv.
Fazit von Inkassolution
Die Entscheidung, ob ein Inkassobüro hinzugezogen werden soll, obliegt natürlich jedem Unternehmen selbst. Wie wir gezeigt haben, gibt es eine Reihe von Variablen, die eine Entscheidung für oder gegen ein Inkassounternehmen beeinflussen.
Wichtig ist es in jedem Fall, einen seriösen und professionellen Partner an die Hand zu bekommen, der dabei hilft, die ausstehenden Gelder möglichst schnell und widerstandslos einzufordern.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei Ihren Vorhaben und eine richtige Entscheidung.
Ihr Inkassolution Team
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